IBS e CBS na nota fiscal: o que as empresas precisam ajustar antes de agosto de 2026

A Reforma Tributária sobre o Consumo entra em uma nova etapa operacional a partir de 3 de agosto de 2026.

Nessa data, as empresas submetidas ao regime regular do IBS e da CBS deverão preencher corretamente os campos referentes aos novos tributos nos documentos fiscais eletrônicos. As notas que não apresentarem as informações exigidas poderão ser rejeitadas pelo sistema autorizador, impedindo a conclusão normal da emissão.

Durante os primeiros meses de 2026, as regras de validação permaneceram flexibilizadas para que empresas, profissionais da contabilidade e fornecedores de sistemas pudessem realizar testes e promover as adaptações necessárias. Esse período de transição, no entanto, está chegando ao fim.

A mudança exige atenção imediata das empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, especialmente daquelas que possuem grande volume de notas fiscais, muitos produtos cadastrados ou operações com diferentes tratamentos tributários.

Mais do que uma atualização no sistema emissor, a adequação envolve revisão dos cadastros, classificação das operações, configuração dos novos códigos tributários e alinhamento entre empresa, contabilidade e fornecedor de software.

O que acontecerá a partir de 3 de agosto de 2026?

A partir de 3 de agosto de 2026, os documentos fiscais eletrônicos das empresas enquadradas no regime regular deverão conter os campos relativos ao IBS e à CBS.

Em 2026, será utilizada a alíquota-teste total de 1%, correspondente a:

• 0,1% de IBS;

• 0,9% de CBS.

Até o encerramento do período de adaptação, a ausência dessas informações não provocava necessariamente a rejeição do documento fiscal. A partir do novo marco, as regras passam a ser aplicadas de forma operacional e sistêmica.

Isso significa que uma nota fiscal sem os campos obrigatórios, com códigos incompatíveis ou com informações que não atendam às regras de validação poderá não ser autorizada.

Sem a autorização, a empresa poderá enfrentar dificuldades para faturar, liberar mercadorias, concluir vendas, registrar receitas e atender seus clientes.

O Comitê Gestor do IBS informou que o prazo para adequação dos sistemas termina em 31 de julho de 2026, ficando a obrigatoriedade operacional estabelecida para o primeiro dia útil seguinte, em 3 de agosto.

Quais empresas precisam se adequar?

A obrigação alcança, neste momento, as empresas submetidas ao regime regular do IBS e da CBS.

Na prática, a atenção principal está voltada para empresas que atualmente apuram o IRPJ pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, além de outras organizações que não estejam submetidas ao tratamento específico do Simples Nacional ou do MEI.

É importante esclarecer que Lucro Real e Lucro Presumido são regimes relacionados, principalmente, à apuração do IRPJ e da CSLL. Para fins da Reforma Tributária, essas empresas estarão, em regra, dentro do regime regular do IBS e da CBS.

As empresas optantes pelo Simples Nacional possuem regras próprias e deverão observar as determinações do Comitê Gestor do Simples Nacional, inclusive quanto à futura possibilidade de recolher o IBS e a CBS dentro ou fora do DAS.

Portanto, não se deve aplicar automaticamente às empresas do Simples toda orientação destinada ao regime regular.

O próprio Ato Conjunto que disciplinou a fase de transição preservou as competências do Comitê Gestor do Simples Nacional e do Comitê Gestor da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica para regulamentarem os assuntos de seus respectivos âmbitos.

Quais documentos fiscais terão informações do IBS e da CBS?

A implantação dos novos campos não se limita à nota fiscal de venda de mercadorias.

As orientações da Receita Federal incluem diferentes documentos fiscais eletrônicos, como:

• Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e;

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a NFC-e;

• Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CT-e;

• Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, o CT-e OS;

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a NFS-e;

• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica, a NFCom;

• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica, a NF3e;

• Bilhete de Passagem Eletrônico, o BP-e.

Cada documento possui seu próprio leiaute, sua Nota Técnica e suas regras de validação.

Por isso, a empresa deve verificar exatamente quais documentos utiliza e se todos os ambientes de emissão já estão preparados.

Uma empresa pode emitir NF-e para venda de mercadorias, NFC-e para operações com consumidor final e NFS-e para determinados serviços. Nesse caso, a adaptação precisa abranger todos os sistemas envolvidos, e não apenas o emissor principal.

O que muda na emissão da nota fiscal?

A principal mudança será a inclusão de informações específicas relacionadas à tributação pelo IBS e pela CBS em cada operação.

O sistema emissor deverá estar preparado para identificar, conforme o caso:

• o Código de Situação Tributária do IBS e da CBS;

• a classificação tributária da operação;

• a base de cálculo;

• a alíquota aplicável;

• o valor do IBS;

• o valor da CBS;

• eventuais reduções de alíquota;

• hipóteses de alíquota zero;

• imunidades;

• suspensões;

• diferimentos;

• regimes específicos;

• créditos presumidos;

• demais informações exigidas no leiaute do documento.

As informações não deverão ser inseridas de forma genérica para todos os produtos.

Cada mercadoria, serviço ou tipo de operação poderá possuir tratamento próprio, de acordo com a legislação, a classificação fiscal, o destino da operação, o tipo de cliente e os benefícios ou regimes aplicáveis.

O Portal Nacional da NF-e já disponibiliza tabelas próprias para a classificação tributária do IBS e da CBS, incluindo os códigos de classificação tributária e as tabelas de alíquotas aplicáveis.

A alíquota de 1% será efetivamente recolhida em 2026?

O ano de 2026 foi definido como período de testes do IBS e da CBS.

Embora as notas fiscais devam apresentar a alíquota-teste de 0,1% de IBS e 0,9% de CBS, a apuração será realizada em caráter informativo, desde que o contribuinte cumpra corretamente as obrigações acessórias previstas para o período.

Assim, a obrigatoriedade de preencher os campos não deve ser confundida com uma cobrança adicional automática de 1% sobre todas as operações.

A empresa que emitir seus documentos fiscais de acordo com as normas e Notas Técnicas aplicáveis ficará dispensada do recolhimento do IBS e da CBS durante a fase de testes de 2026.

Contudo, essa dispensa não torna o preenchimento facultativo.

Pelo contrário: o cumprimento da obrigação acessória será justamente uma das condições para o tratamento previsto no período de transição.

Por que a atualização do sistema emissor é indispensável?

Os sistemas utilizados antes da Reforma Tributária não possuíam todos os campos necessários para registrar o IBS, a CBS e as novas classificações tributárias.

Por isso, os fornecedores de software precisam atualizar os leiautes, as regras internas de cálculo, as validações e os arquivos transmitidos para as administrações tributárias.

A empresa deve entrar em contato com o responsável pelo sistema e confirmar:

• se a versão utilizada já contempla o IBS e a CBS;

• se a atualização foi instalada;

• se os campos estão disponíveis no ambiente de produção;

• se os cadastros poderão ser atualizados em massa;

• se existem relatórios para conferência;

• se foram realizados testes de emissão;

• se o sistema está utilizando as tabelas vigentes;

• se as regras serão aplicadas por produto, serviço e operação;

• se haverá suporte técnico próximo da data obrigatória.

Não é suficiente receber a informação de que o sistema “está atualizado”.

A empresa precisa realizar testes práticos, emitir documentos em ambiente apropriado, verificar o XML gerado e confirmar se os dados estão sendo transmitidos corretamente.

Deixar o primeiro teste para 3 de agosto poderá provocar paralisação do faturamento justamente quando as regras de rejeição estiverem ativas.

A atualização do sistema resolve tudo?

Não.

O sistema é uma ferramenta. Ele processa as informações que foram previamente cadastradas e configuradas.

Mesmo um programa tecnicamente atualizado poderá emitir uma nota incorreta quando o cadastro do produto estiver errado, a operação tiver sido configurada inadequadamente ou a regra tributária não tiver sido informada.

Por exemplo, o sistema pode possuir os novos campos, mas não saberá sozinho se determinado produto está sujeito à alíquota-padrão, redução, alíquota zero, regime específico ou tratamento diferenciado.

Essa definição precisa ser construída com base na atividade da empresa, nos produtos comercializados, na natureza da operação e na legislação aplicável.

A adequação deverá combinar três elementos:

1. sistema tecnicamente atualizado;

2. cadastro fiscal corretamente revisado;

3. regras tributárias configuradas de acordo com as operações reais da empresa.

Sem essa integração, os erros continuarão ocorrendo.

Por que o cadastro de produtos precisa ser revisado?

A Reforma Tributária amplia a importância do cadastro fiscal.

Empresas que comercializam centenas ou milhares de itens não poderão tratar a atualização como uma simples inclusão da alíquota de 1% em todos os produtos.

Será necessário revisar, entre outras informações:

• descrição da mercadoria;

• NCM;

• unidade de medida;

• origem da mercadoria;

• CFOP utilizado nas operações;

• Código de Situação Tributária;

• classificação tributária do IBS e da CBS;

• incidência de regimes específicos;

• redução de alíquota;

• alíquota zero;

• imunidade;

• suspensão ou diferimento;

• possibilidade de crédito presumido;

• finalidade do produto;

• natureza da operação.

O NCM continuará sendo uma informação importante, especialmente para identificar produtos alcançados por tratamentos diferenciados.

Entretanto, o NCM não deverá ser analisado isoladamente.

O tratamento tributário também poderá depender da operação realizada, da destinação do produto, do tipo de adquirente, do regime do fornecedor e de condições previstas na legislação.

Por isso, copiar automaticamente a tributação de outro produto apenas porque possui descrição semelhante poderá gerar inconsistências.

O que são CST e classificação tributária do IBS e da CBS?

O Código de Situação Tributária, conhecido como CST, indica de forma resumida o tratamento tributário aplicável à operação.

Com a Reforma Tributária, também ganha importância o código de classificação tributária, utilizado para detalhar o enquadramento da operação nas regras do IBS e da CBS.

Esses códigos ajudam o sistema autorizador e a administração tributária a compreender se a operação está:

• normalmente tributada;

• sujeita a redução;

• alcançada por alíquota zero;

• imune;

• suspensa;

• diferida;

• submetida a regime específico;

• relacionada a crédito presumido;

• enquadrada em outra situação prevista na legislação.

O preenchimento incorreto poderá gerar rejeição da nota ou produzir uma informação fiscal incompatível com a operação realizada.

As tabelas oficiais podem sofrer atualizações. Por isso, tanto o sistema quanto a equipe fiscal precisam trabalhar com as versões vigentes disponibilizadas nos portais oficiais. Em junho de 2026, por exemplo, o Portal da NF-e publicou nova tabela de classificação tributária do IBS e da CBS.

Por que depósitos de materiais de construção precisam de atenção especial?

Lojas e depósitos de materiais de construção normalmente possuem uma grande variedade de mercadorias.

Um mesmo estabelecimento pode comercializar cimento, argamassa, areia, brita, ferragens, tintas, materiais elétricos, hidráulicos, ferramentas, portas, pisos, louças, madeiras e diversos outros itens.

Esses produtos podem possuir classificações fiscais e tratamentos tributários diferentes.

Além disso, o setor costuma realizar operações variadas, como:

• venda para consumidor final;

• venda para construtoras;

• fornecimento para empreiteiros;

• entrega em outras cidades;

• venda interestadual;

• devolução de mercadorias;

• bonificação;

• remessa;

• venda com entrega futura;

• venda de produtos acompanhada de serviços.

Uma configuração genérica poderá não atender corretamente a todas essas situações.

Outro ponto relevante é que muitos depósitos possuem cadastros antigos, criados ao longo de vários anos por diferentes usuários.

É comum encontrar descrições incompletas, NCMs inconsistentes, produtos duplicados, unidades de medida incorretas e regras tributárias aplicadas de forma ampla.

A proximidade da obrigatoriedade do IBS e da CBS representa uma oportunidade para revisar e organizar essa base.

Atacadistas e varejistas também precisam revisar suas operações

Empresas atacadistas e varejistas possuem risco operacional elevado devido ao volume de documentos emitidos.

Uma pequena falha de configuração pode ser multiplicada por centenas ou milhares de notas.

No varejo, uma rejeição generalizada da NFC-e pode comprometer diretamente o atendimento no caixa.

No atacado, uma NF-e rejeitada pode impedir o faturamento, a expedição e a entrega da mercadoria ao cliente.

Também será necessário conferir as integrações entre:

• sistema de gestão;

• frente de caixa;

• plataforma de comércio eletrônico;

• marketplace;

• sistema de estoque;

• emissor fiscal;

• sistema financeiro;

• transportadora;

• contabilidade.

Quando os dados circulam entre diferentes plataformas, todas elas precisam reconhecer os novos campos e preservar corretamente as informações.

O que pode acontecer quando a nota estiver incorreta?

A consequência mais imediata será a rejeição do documento fiscal.

A partir de 3 de agosto, o sistema autorizador poderá impedir a emissão quando os campos obrigatórios não forem preenchidos ou quando as informações não atenderem às regras de validação.

Isso poderá causar:

• atraso no faturamento;

• paralisação da expedição;

• filas ou dificuldades no atendimento;

• atraso na entrega;

• descumprimento de contratos;

• necessidade de correção cadastral;

• retrabalho da equipe;

• emissão de documentos de ajuste;

• divergência entre sistema e contabilidade;

• inconsistências nas futuras apurações;

• problemas no aproveitamento de créditos pelo cliente.

Mesmo quando a nota for autorizada, o preenchimento inadequado poderá gerar consequências futuras.

A Reforma Tributária utilizará os documentos fiscais como uma das principais fontes de informação para a apuração dos débitos e créditos.

Uma classificação incorreta poderá afetar tanto a empresa emitente quanto o cliente que pretende aproveitar os créditos da aquisição.

Por isso, autorizar a nota não significa, necessariamente, que toda a tributação foi aplicada corretamente.

Quem é responsável pela adequação?

A adaptação exige participação conjunta da empresa, da contabilidade e do fornecedor do sistema.

Responsabilidade da empresa

A empresa conhece a realidade de suas operações.

Ela deve fornecer informações corretas sobre produtos, serviços, fornecedores, clientes, modalidades de venda, contratos e situações específicas.

Também precisa disponibilizar responsáveis internos, autorizar atualizações, revisar cadastros e realizar testes.

A emissão do documento fiscal ocorre em nome da empresa. Portanto, o empresário não deve considerar que toda a responsabilidade foi automaticamente transferida ao contador ou ao desenvolvedor do sistema.

Responsabilidade da contabilidade

A contabilidade deverá orientar sobre as regras tributárias, analisar as operações, auxiliar na definição das classificações e conferir a coerência das informações fiscais.

Também deverá alertar a empresa sobre as mudanças e indicar quais cadastros precisam de revisão.

Entretanto, a contabilidade depende das informações fornecidas pelo cliente e do acesso aos cadastros e sistemas utilizados.

Sem conhecer as operações reais da empresa, não será possível configurar corretamente todas as situações.

Responsabilidade do fornecedor do sistema

A empresa de software deverá disponibilizar uma versão compatível com os novos leiautes e regras técnicas.

O sistema deverá gerar os campos exigidos, transmitir o arquivo adequado e aplicar as validações previstas na documentação técnica.

Por outro lado, o fornecedor do sistema normalmente não define sozinho qual tratamento tributário é juridicamente aplicável a cada produto ou operação.

Ele disponibiliza os recursos técnicos para que as regras sejam cadastradas.

Por isso, nenhuma das partes deve trabalhar isoladamente.

Checklist para adequação antes de agosto de 2026

Antes do início da obrigatoriedade, a empresa deverá verificar os seguintes pontos:

1. Identificar todos os documentos fiscais emitidos

A empresa precisa saber se utiliza NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e ou outros documentos eletrônicos.

2. Confirmar a atualização do sistema

O fornecedor deve confirmar que a versão contempla os campos e leiautes do IBS e da CBS.

3. Atualizar o programa antes da data obrigatória

A instalação não deve ser deixada para o último momento.

4. Revisar o cadastro de produtos e serviços

NCM, descrições, unidades, códigos e classificações precisam ser conferidos.

5. Cadastrar CST e classificação tributária

Cada produto, serviço e operação deve possuir o enquadramento adequado.

6. Verificar reduções e tratamentos específicos

Produtos sujeitos à alíquota zero, redução, imunidade ou regime específico não devem receber

uma configuração genérica.

7. Revisar os CFOPs e as naturezas de operação

Venda, devolução, bonificação, remessa, transferência e outras operações precisam ser tratadas corretamente.

8. Testar a emissão de notas

Os testes devem abranger diferentes produtos, clientes e modalidades de operação.

9. Conferir o XML

Não basta analisar apenas a representação visual da nota. Os novos campos estão registrados no arquivo eletrônico.

10. Validar as integrações

ERP, frente de caixa, loja virtual, estoque e emissor fiscal precisam trocar corretamente as informações.

11. Treinar os colaboradores

As pessoas responsáveis por vendas, faturamento, cadastro e emissão devem saber identificar erros e acionar o suporte.

12. Criar um plano para rejeições

A empresa precisa definir quem será responsável por corrigir problemas a partir de 3 de agosto.

Não espere a primeira nota ser rejeitada

A obrigatoriedade está próxima e a adequação não deve começar apenas quando o sistema impedir uma venda.

Empresas com cadastros extensos precisarão de tempo para revisar informações, esclarecer dúvidas e testar cenários diferentes.

Quanto maior o número de produtos e operações, maior será o risco de deixar inconsistências para os últimos dias.

O fato de 2026 ser um ano de testes não reduz a importância da mudança.

Esse período será utilizado para validar sistemas, documentos e fluxos que servirão de base para a apuração efetiva dos novos tributos nos anos seguintes.

As empresas que utilizarem 2026 para organizar seus processos estarão mais preparadas para a continuidade da transição tributária.

Conclusão

A partir de 3 de agosto de 2026, o preenchimento dos campos de IBS e CBS deixa de ser apenas uma possibilidade de adaptação e passa a integrar efetivamente as regras de autorização dos documentos fiscais eletrônicos das empresas do regime regular.

A mudança afeta especialmente empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, incluindo comércios, prestadores de serviços, atacadistas, varejistas e depósitos de materiais de construção.

Para evitar rejeições e paralisações, será necessário atualizar o sistema, revisar cadastros, conferir NCMs, cadastrar corretamente o CST e a classificação tributária, validar as operações e realizar testes antes da data obrigatória.

A adequação não é responsabilidade exclusiva do sistema ou da contabilidade.

Empresa, contador e fornecedor de software precisam atuar de maneira coordenada.

A JS Contábil está acompanhando a implementação da Reforma Tributária e auxiliando as empresas na revisão dos processos fiscais, dos cadastros e das informações necessárias para emissão dos documentos eletrônicos.

Sua empresa já confirmou se o sistema e os cadastros estão preparados para o IBS e a CBS? Entre em contato com a JS Contábil e solicite uma análise da sua operação antes do início das novas validações.